Cómo se realiza un Vita
Lograr encuentros y conversaciones significativas, ya sea con amigos, familiares, parejas o equipos de trabajo, es una tarea compleja. Este es uno de los motivos por los que nace Vita. Ya lo adelantamos en nuestro primer artículo: Vita es un sistema que, a través de la creación de grupos de pares (peer groups), permite que las personas se reúnan para aprender y apoyarse mutuamente.
En este artículo te contaremos cómo se realiza un grupo Vita, las modalidades de los encuentros, su periodicidad y su duración. También detallaremos cómo se estructuran las reuniones para lograr los objetivos del grupo y cuáles son los roles que intervienen.
Modalidades de Vita
Existen dos tipos de Vita:
Vita virtual
Vita presencial
La modalidad virtual hoy se ha generalizado en muchos contextos. Especialmente, después del impacto del COVID-19. Entendemos este escenario como una evolución que permite flexibilidad, comodidad y diversidad en la forma en que podemos llevar Vita a la práctica.
Los encuentros virtuales se realizan a través de una plataforma digital de videoconferencia que permite realizar reuniones con audio, video y chat. Suelen durar alrededor de dos horas, lo que las hace, generalmente, más cortas que en la modalidad presencial.
Las reuniones presenciales, en cambio, pueden llegar a las cuatro horas de duración, lo que permite una mayor profundidad, diversidad y creatividad en las interacciones del grupo.
Tanto en la modalidad virtual como presencial, los encuentros de Vita suelen ser mensuales, pero la periodicidad puede adaptarse al propósito y los objetivos del grupo. Por ejemplo, en verano y navidad, podemos hacer la reunión virtual para facilitar la realización de la misma.
En cuanto a la duración de los grupos, el sistema brinda también numerosas posibilidades de adaptación. Un grupo de Vita puede juntarse durante unos meses o durante toda la vida.
Usualmente, los grupos se crean sin un tiempo predeterminado de funcionamiento, y se deja abierta la posibilidad de una temporalidad definida, por ejemplo, en una universidad, durante un año de carrera.
La estructura de las reuniones Vita
Las reuniones de Vita siguen una estructura diseñada para aprovechar el tiempo, generar lo mejor en cada encuentro y cumplir con el propósito del sistema: que el grupo logre conectar, compartir y crecer juntos.
Cada reunión está estructurada en 5 fases:
Apertura
Actualización
Exploración
Metas
Cierre.
Estas cinco fases se apoyan entre sí y ayudan a lograr mayor presencia, seguridad, apertura y conexión con nosotros mismos y con el grupo. Veamos en qué consiste cada fase.
Apertura
El objetivo principal de esta fase es fomentar la conexión profunda, la presencia, la confianza y el autodescubrimiento en el grupo, con el objetivo de crear un entorno seguro y de apoyo para el aprendizaje grupal en Vita.
Se puede iniciar con una cálida bienvenida y prácticas de meditación para calmar la mente, seguido de una revisión de los principios fundamentales y un chequeo emocional donde cada persona comparte su estado actual, para promover la conciencia y la empatía.
Este proceso ayuda a identificar y superar obstáculos, reforzar la seguridad y confianza en el grupo, y fomenta el autoconocimiento y la inteligencia emocional, y concluye con un ejercicio de autodescubrimiento para inspirar reflexión y aprendizaje mutuo.
Actualización
La segunda fase busca fomentar la introspección, la autoconciencia racional y emocional, para aumentar la conciencia grupal mediante reflexiones compartidas. Se centra en entender nuestra situación actual, compartir desafíos y aprender mutuamente.
Los integrantes del grupo reflexionan y comparten aspectos significativos de sus vidas, y logran identificar áreas que requieren atención inmediata. Aquí aparece una herramienta sumamente importante, la actualización, en la que cada miembro dedica de tres a cinco minutos a compartir eventos recientes, emociones y aprendizajes y propone temas para profundizar en el grupo. Se crea un resumen de posibles exploraciones para abordar los temas más urgentes e importantes.
Esta fase promueve una reflexión profunda sobre nuestras vidas y nos ayuda a ser más conscientes y a hacer seguimiento a nuestras metas y aprendizajes.
Exploración
Aquí el objetivo es profundizar en los temas más relevantes seleccionados por el grupo. Una persona expone su tema y el resto escucha atentamente, hace preguntas y comparte sus propias experiencias relacionadas, lo que promueve la reflexión y el aprendizaje mutuo. Este proceso está orientado a brindar claridad y alivio a quien expone, al tiempo que enriquece al grupo al abordar problemas comunes y ofrecer perspectivas útiles.
La dinámica se asemeja a un proceso de mentoring o coaching grupal, y ayuda a las personas a tomar decisiones informadas y a aplicar herramientas prácticas a sus vidas. Al final, se comparten conclusiones y aprendizajes individuales con la persona que hace la presentación al grupo y, en reuniones posteriores, esta actualiza al grupo sobre la evolución de su tema.
Metas
En la cuarta fase el propósito es definir y revisar compromisos de acción que promuevan el bienestar y la felicidad. Quienes integran un grupo de Vita establecen metas a medio y largo plazo, que se registran en un mapa de metas para hacerles seguimiento.
Cada meta debe ser específica, medible, alcanzable, realista y con un tiempo definido (SMART). En cada sesión se revisan los avances de alguno de los miembros del grupo, se celebran logros y se ofrece apoyo en caso de dificultades.
Esta fase fomenta la responsabilidad individual y la motivación al compartir progresos y desafíos, por tanto, inspira a las personas a alcanzar sus objetivos. También puede incluir metas colectivas, como actividades solidarias o retiros anuales.
Cierre
En esta quinta y última fase se busca que quienes participan sean conscientes de los aprendizajes individuales y grupales. También se repasan cuestiones logísticas y se finaliza adecuadamente la reunión para facilitar la transición a la vida cotidiana. Aquí se promueve la incorporación de la gratitud en la vida diaria, lo que beneficia la salud física, mental y emocional.
La estructura de esta fase incluye una ronda de intervenciones sobre aprendizajes individuales y grupales de cara a identificar mejoras para futuras reuniones. El moderador recuerda la próxima fecha y lugar de reunión.
Para concluir, en esta fase cada persona expresa un sentimiento o reflexión final, y el moderador agradece la participación y recuerda la confidencialidad.
Los roles en las reuniones de grupos Vita
Otro elemento importante en el sistema Vita son los roles que intervienen en las reuniones, ya sea para moderar, organizar la sesión y cuidar que se cumplan sus principios e ideales. Veamos uno por uno.
Moderador
Supervisa y garantiza el funcionamiento eficiente y productivo del sistema conformado por el grupo Vita, mientras cuida del bienestar de las personas que lo integran.
Su objetivo es acompañar al grupo a definir y alcanzar su propósito, con base en la visión, los valores, los acuerdos y las estructuras establecidas, para obtener un espacio de confianza y de seguridad. Para lograrlo:
Modera los encuentros o reuniones
Trae creatividad e innovación al proceso
Fomenta la participación del grupo
Reparte el tiempo de una forma equitativa
Realiza preguntas poderosas y abiertas que ayuden a la dinámica de la reunión
Abre y cierra las reuniones, entre otras funciones.
Vicemoderador
Desempeña un papel fundamental, ya que es un aprendiz de moderador que observa y aprende, y está preparado para reemplazarlo en caso de ausencia. Trabaja en sinergia con el moderador, lo apoya y actúa como su copiloto en la dirección. Además, actúa como observador del grupo, atento a las dinámicas y comportamientos. En ciertos casos también puede cumplir la función del tesorero. Es guardián de los principios y contribuye de manera constructiva en la mejora continua.
Responsable del tiempo
Es el encargado de controlar y mostrar, al moderador y al grupo, el tiempo restante en cada dinámica de la sesión de Vita. Aunque su rol a veces pueda generar resistencia, desempeña un papel fundamental para asegurar que se cumplan los objetivos en cada reunión. Esto garantiza que se pueda aprovechar al máximo el valor de Vita y lograr una gestión eficiente del tiempo en cada dinámica.
Facilitador certificado en Vita
Es un profesional externo con experiencia en el sistema y certificado para facilitar grupos. Este perfil cumple con dos roles fundamentales en el grupo.
Primero, forma a las personas, ayuda a fundar el grupo Vita y lo acompaña en sus primeros pasos. Proporciona orientación y apoyo a aquellos que recién se unen y actúa como mentor en situaciones que requieren una guía adicional.
En segundo lugar, facilita retiros o programas de recarga que se realizan anualmente, con el objetivo de mejorar el desempeño del grupo o explorar temas específicos de interés en mayor profundidad.
Su propósito es establecer directrices para el funcionamiento del grupo y actuar como un modelo a seguir para fomentar la apertura, la vulnerabilidad, la honestidad y la profundidad en las interacciones.
Recomendaciones generales para lograr reuniones Vita exitosas
Para garantizar el buen funcionamiento de los grupos de Vita, es crucial encontrar un equilibrio entre estructura y flexibilidad que permita que el proceso fluya de manera natural, orgánica, y no se sienta forzado.
Es necesario también seguir los tiempos y las estructuras para garantizar un aprendizaje efectivo y una mayor satisfacción, pero sin caer en una excesiva rigidez, ya que la falta de flexibilidad dificulta la adaptación. Por lo tanto, es fundamental mantener una estructura que proporcione un marco, pero que permita a su vez la adaptación cuando sea necesario.
La fluidez en cada sesión es igualmente esencial para el éxito de un grupo de Vita. Para obtener un enriquecimiento significativo, es fundamental completar todas las fases que se han descrito en este artículo, ya que cada una aporta un aprendizaje cualitativo único.
Finalmente, como recomendación general: las personas que integran el grupo deben respetar y mantener presentes en todo momento los principios de Vita que describimos en este artículo.
Los principios de Vita son la esencia que da vida y alma al sistema. Independientemente de la modalidad utilizada, las herramientas empleadas, los roles que intervienen o la adaptación que realicemos en la estructura, estos valores no solo van a garantizar la eficacia de Vita al generar reuniones con mejores resultados, sino que también van a promover una vida más plena a todas las personas que integran el grupo.
